Informativa sulla privacy
Come Virtus Roma raccoglie, usa e protegge i dati di atleti, soci, famiglie e visitatori del sito, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
In breve
Chi siamo e quali dati trattiamo
1Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Virtus Roma SSD a r.l. (di seguito “Virtus Roma” o “la Società”), P.IVA 06367311005, che tratta i dati personali secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e tutela della riservatezza e dei diritti degli interessati.
2Figure coinvolte
- Interessato – la persona che conferisce i propri dati personali e alla quale è rivolta questa informativa (atleta, socio, genitore, visitatore del sito).
- Titolare del trattamento – Virtus Roma, che raccoglie i dati e li elabora, archivia o trasmette.
- Responsabile del trattamento – l’eventuale soggetto, interno o esterno, incaricato di trattare i dati per conto della Società.
- Destinatario – il soggetto terzo al quale i dati vengono comunicati per le finalità indicate.
3Quali dati trattiamo
- Dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, documento d’identità.
- Dati di contatto: indirizzo e-mail e numero di telefono dell’atleta o di chi esercita la responsabilità genitoriale.
- Dati relativi al tesseramento e alla partecipazione ad allenamenti, gare e attività sportive.
- Certificato di idoneità sportiva (agonistica o non agonistica), conservato come descritto al punto 5.
- Dati di navigazione e dati inviati tramite i moduli del sito, come descritto al punto 10.
Non trattiamo, se non nei limiti indicati al punto 5, dati appartenenti a categorie particolari (origine razziale o etnica, convinzioni religiose o filosofiche, opinioni politiche, adesione a partiti, sindacati o associazioni, dati relativi alla salute o alla vita sessuale).
4Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Gestione della richiesta di iscrizione e del rapporto associativo ai sensi dello Statuto, compresa l’annotazione nel libro dei soci | Esecuzione del rapporto associativo (art. 6.1.b GDPR) |
| Tesseramento con la Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV) e/o con Enti di Promozione Sportiva (EPS); partecipazione alle attività proposte dalla Società, da FIPAV ed EPS | Rapporto associativo e obblighi previsti dalle norme di CONI, Federazioni ed EPS (art. 6.1.b e 6.1.c) |
| Adempimenti civilistici e fiscali: art. 36 c.c., art. 148 T.U.I.R., art. 4 D.P.R. 633/1972, art. 90 L. 289/2002 e normativa sugli enti sportivi dilettantistici | Obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Invio, all’indirizzo e-mail indicato in fase di iscrizione, di comunicazioni sulle attività istituzionali (allenamenti, gare, convocazioni, assemblee) | Rapporto associativo e consenso dell’interessato (art. 6.1.a e 6.1.b) |
| Risposta alle richieste inviate tramite i moduli del sito o per e-mail | Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b) |
| Statistiche anonime o aggregate sull’uso del sito | Consenso dell’interessato, ove richiesto (art. 6.1.a) |
Il consenso, quando è la base del trattamento, può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
5Certificati medici
I dati sanitari sono conservati e trattati dal medico di base o dal medico dello sport che ha rilasciato il certificato di idoneità sportiva agonistica o non agonistica.
Virtus Roma si limita a conservare il certificato per il periodo della sua validità, come richiesto per lo svolgimento dell’attività sportiva, e al termine provvede alla sua distruzione.
6Obbligatorietà del conferimento
Il conferimento dei dati è necessario per il raggiungimento delle finalità istituzionali della Società ed è quindi indispensabile per l’accoglimento della domanda di ammissione a socio e per il tesseramento presso gli enti indicati al punto 8.
Il rifiuto di fornirli comporta l’impossibilità di accogliere la domanda di iscrizione e tesseramento: non sarebbe infatti possibile instaurare il rapporto associativo previsto dallo Statuto, che è alla base della partecipazione alle attività organizzate dalla Società e dagli enti citati e delle agevolazioni fiscali spettanti alla Società.
Come proteggiamo e condividiamo i dati
7Modalità di trattamento e sicurezza
Il trattamento avviene con strumenti cartacei, elettronici, informatici e via web, e comprende le operazioni previste dall’art. 4, n. 2 del GDPR: raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modificazione, estrazione, utilizzo, comunicazione, limitazione, cancellazione e distruzione.
Misure informatiche
- Controllo e tracciabilità degli accessi tramite credenziali con livelli di autorizzazione differenti;
- Organizzazione del trattamento con individuazione e separazione dei processi;
- Sistemi di protezione da malware, firewall e backup periodico;
- Minimizzazione dei dati trattati.
Misure fisiche e organizzative
- Documenti cartacei custoditi in luoghi chiusi, accessibili solo al Legale Rappresentante e al personale incaricato;
- Supporti fisici dei server conservati in luogo protetto, con backup dei dati;
- Contratti con i fornitori che disciplinano il trattamento dei dati personali;
- Formazione specifica del personale che ha accesso ai dati.
8A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati dal personale autorizzato di Virtus Roma e comunicati esclusivamente per le finalità indicate a:
- CONI e società collegate (Sport e Salute S.p.A., già CONI Servizi S.p.A.);
- FIPAV e altre Federazioni sportive, Enti di Promozione Sportiva, per il tesseramento e lo svolgimento delle attività sportive;
- Pubbliche Amministrazioni, su richiesta e per finalità di legge;
- Fornitori di servizi tecnici (hosting del sito, posta elettronica, gestionali), nominati responsabili del trattamento.
CONI, Federazioni ed EPS trattano i dati in piena autonomia, come titolari per i rispettivi adempimenti di competenza. I dati non vengono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali.
9Dove e per quanto li conserviamo
I dati sono conservati su supporto cartaceo e/o su server informatici situati di norma all’interno dell’Unione Europea. Su richiesta dell’interessato comunichiamo i luoghi di conservazione. Eventuali trasferimenti fuori dall’UE (ad esempio per servizi di statistica web) avvengono solo con le garanzie previste dal GDPR, come le decisioni di adeguatezza o le clausole contrattuali standard.
| Dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati associativi e di tesseramento | Per la durata del rapporto e successivamente per il tempo previsto dalla normativa CONI e dalle disposizioni civilistiche e fiscali; al termine vengono distrutti |
| Certificati di idoneità sportiva | Per il periodo di validità del certificato |
| Richieste inviate dal sito o per e-mail | Il tempo necessario a gestire la richiesta e i successivi contatti |
10Sito web, moduli e cookie
Dati di navigazione
I sistemi che fanno funzionare il sito acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni dati tecnici (indirizzo IP, tipo di browser, orario di accesso, pagine visitate). Sono usati per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza del sito e per statistiche aggregate.
Moduli di contatto e iscrizione
I dati inseriti nei moduli del sito (nome, e-mail, telefono, messaggio) sono usati solo per rispondere alla richiesta e, se si tratta di una pre-iscrizione, per avviare la procedura di tesseramento.
Cookie e servizi di terze parti
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| Cookie | Categoria | Fornitore | Durata | Finalità |
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| _ga_* | Statistiche | 2 anni | Mantiene lo stato della sessione per le statistiche | |
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Diritti e informazioni utili
11I tuoi diritti
In ogni momento puoi esercitare, nei confronti del titolare, i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR:
Come fare: invia una richiesta a info@virtusromapallavolo.it, via PEC o con raccomandata alla sede della Società. Le copie su supporto cartaceo non ritirate in sede sono soggette al solo rimborso delle spese di spedizione.
Se ritieni che i tuoi diritti siano stati violati puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12Minori
Per gli atleti minorenni il consenso e le richieste relative ai dati sono firmati da chi esercita la responsabilità genitoriale. Il modulo di consenso al trattamento dei dati viene sottoscritto al momento dell’iscrizione ed è disponibile presso la segreteria.
13Altre informazioni
Nessun processo decisionale automatizzato: non effettuiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati né attività di profilazione ai sensi dell’art. 22 del GDPR.
Aggiornamenti: questa informativa può essere modificata per adeguarla a cambiamenti normativi o organizzativi. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto.
Domande sui tuoi dati?
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